レンタルオフィス選びのポイント
レンタルオフィスを選ぶときのポイントは、業務や借りる目的によって変わってくると思います。そこで、以下の４つの項目にわけて、レンタルオフィスを選ぶときのポイントをまとめてみました。
① 利用形態で選ぶ ・必要最低限を確保する レンタルオフィスも、通常の不動産物件と同じように「広ければ料金が高い」「狭ければ料金が安い」と考えることができます。坪数や人数を考え、業務に支障がないような空間を確保することを条件に、レンタルオフィス選びを考えます。 通常、一部屋をブースに分けているオフィスでは、机と椅子を置ける程度の広さが一人分のスペースとなっています。これがもっとも狭いスペースということになりますが、実際には一人で業務をするには、これで十分と言えます。というのは、一般のオフィスを賃貸契約した場合には、作業スペースの他に、ファクスやコピー機等の機器を置くスペースや、場合によっては会議室や応接室などが必要となり、その分も含めて空間を借りることになりますが、レンタルオフィスの場合には、これらは他の場所に共用として用意されているため考える必要がないからです。この最小スペースを基準にして、あとは必要な人数分のスペースをかけて、確保していくことになります。 このように必要最低限のスペースがあれば良いというが、レンタルオフィスが賃貸オフィスに比べて格安で借りられる大きな理由のひとつとなっているわけです。したがって、このメリットを最大限享受できるように、レンタルオフィス選びを考えると良いでしょう。仮に業務内容が変わったり、会社の人数が増えた場合は、その都度必要なスペースを広げていけば良いわけです。 ・専用型とシェア型 専用型 また、大部屋のシェア型タイプと比べて音の問題やセキュリティの点で安心です。自分の仕事に集中したいという人に向いています。ただし、当然値段は高めになる傾向があります。 シェア型 シェア型タイプは、複数の会員で１フロアを共有するのが「シェアオフィス型」のレンタルオフィスです。毎日事務所に出勤するのではなく、例えば週の半分くらい利用するといったケースに向いています。 シェア型タイプは他の入居者が気になって仕事に集中できないような印象があるかもしれませんが、逆に入居者同士の交流が行われ、互いに刺激しあうメリットがあると言われています。また、飲み会や異業種交流会を開催している施設や、さらには入居者同士の協業を目指す施設もあるようです。 コストの面に関しても、スペースを共有することで「専用型」よりもかなり削減できます。シェア型タイプには、専用の固定席を設けず、そのつど空いている席を使用するタイプもあります。このタイプにするとさらに費用が安くなるようです。 その反面デメリットとしては、空いている個室や机を利用することになるため、毎回違った場所を使うことになったり、自分の荷物を個室や机に置いたままにしておくことはできません。また、情報セキュリティの点でも問題があります。 ところで、シェアオフィス型には「時間貸しタイプ」と「会員制タイプ」の２つのタイプがあります。「時間貸しタイプ」のレンタルオフィスは、入会金も不要か必要であってもかなり低価格で事前の審査も厳しくありません。それに対し、「会員制タイプ」のレンタルオフィスは入会金を払って登録した会員だけが利用できるシステムで、個室・机は空いている時のみ利用可能となります。 バーチャル型 バーチャルとは「仮想の」という意味ですが、バーチャル型のレンタルオフィスは実際に部屋や机といった空間を借りることはせずに、住所や電話番号・FAX番号だけを借りるサービスです。バーチャル型のレンタルオフィスは既存のオフィスが郊外や地方にある企業や自宅で仕事をしている人などに最適です。 また、ミーティングルームや会議室といった施設を必要に応じて利用できるので、クライアントとの打ち合わせや会議も可能です。
最も一般的なレンタルオフィスの利用形態が「専用型」です。通常の賃貸契約による貸事務所と一番近い形で、入居者専用の個室を確保し、他人が利用することはありません。好きな家具を持ち込むことも可能で、部屋のキーを持ち自由に出入りができます。
・会議室を重要視するなら
レンタルオフィス選びのポイントは、専用スペースばかりではなく、会議室や商談スペースなど、共有スペースの広さや雰囲気を大切したい人もあると思います。その場合は、きちんと共用スペースを確認することが大切ですが、共有部分が広ければ、やはり値段も高くなる傾向にあります。
② エリアで選ぶ
多くのレンタルオフィスは、東京では青山、銀座、日本橋、霞が関、新橋、新宿などの一等地とされるオフィスエリアに立地しています。地方都市では、県庁所在地の官庁街や繁華街に集中しています。地理的優位性が大きな問題でなければ考慮しなくとも良いかもしれませんが、交通の便がよい場所だったり、地理的に優位な場所が必要な場合には、これがレンタルオフィス選びのポイントになってきます。
たとえば、霞が関でレンタルオフィスを借りる業種としては、立地のブランド力で、官庁、金融と関連が深い業種や職種が多いと言われています。また、自社オフィス所在地にこだわる人には赤坂が人気があるようです。
幕張などでは業種の偏りはあまり見られませんが、幕張メッセで定期的に展示会を行うような企業等の入居が多く、職住近接を重視するパターンも見られる言われます。
これが地方都市になりますと、業種による差異はほとんどなく、駅から近い場所などが利便性の良さから好まれ、来客対応に利用する企業が多いようです。
また、ビルオーナー側の立場に立つと、空室が目立つ古いオフィスビルの稼働率を高めたり、坪単価を向上させたいというニーズがあり、そのため、新しく開発されたオフィスエリアの新築のオフィスビルよりは、一等地に建つやや古めのオフィスビルをリノベーションしてレンタルオフィスとして活用するケースが多いようです。
③ コストで選ぶ
初期コストやランニングコストにどのくらい必要かを調べて、それをレンタルオフィス選びの重要なポイントとします。初期費用が低料金で済んでも、ランニングコストが高ければ意味がありませんので、オプションサービスなども含めて、トータルのコストを計算し検討する必要があります。
入居人数で考えた場合、１部屋を借りて１～３人程度での利用が一般的ですが、一般型のレンタルオフィスでユーザーが部屋を借り増す場合、通常のオフィスとのコスト比較において、２部屋借りてほぼ通常のオフィスと同程度のコスト負担となり、３部屋ではむしろ普通のオフィスを借りた方がコスト面で安くなるとも言われます。レンタルオフィスのコスト比較は、他のレンタルオフィスとの比較だけではなく、通常の賃貸の場合とも比較する必要があります。
レンタルオフィスの賃料と通常のオフィスの賃料を単純に比較すると坪単価的ではレンタルオフィスのほうが割高になることが多いようです。しかしレンタルオフィスではトイレや会議室や受付などの付帯施設を他社と共有することになり、実際に借りる面積は小さくて済むため支払金額は安くなります。またコピー機やオフィス家具を購入したり、受付業務のために人を雇ったりしなくて済む分大きくコストを削減できます。
④ オプションサービスで選ぶ
レンタルオフィス選びのポイントとして、ネットワーク環境や外出時の対応など、様々な付加価値を基準に考えます。一般にITインフラについては極端な違いはないと言われますが、その他のサービスにおいては料金や内容にかなり違いがあるようです。したがって、サービスの比較はレンタルオフィス選びの重要なポイントになります。
一般に業務に必要なサービスが基本プランに含まれている場合は、費用面で安くなる場合が多いようです。しかし、オプションサービスが多くなれば、それだけランニングコストが高くなります。基本プランの充実度とオプションサービスの料金を考慮して、オフィスを探す必要があります。レンタルオフィスのタイプとしては大きく３つに分類される。
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ビジネスサポート 機能重視タイプ |
①電話応対、秘書機能等の業務サービスの重視 ②会議室、応接室、駐車場等の空間サービスの重視 ③IT環境等のインフラサービスの重視 ＊汎用性の高いレンタルオフィス。 |
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場所貸しタイプ |
・貸机型に多い形態。 ・サービスは電話転送と郵便受け程度の簡単なサービスのみを提供している。 ・「住所貸し」という形で法人登記を行なう。 ・バーチャルオフィスとして利用されることも多い。 |
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特定機能強化タイプ |
・技術、会計等のコンサルティング機能を重視。 ・通常よりも高度なＩＴ環境等の付加価値の提供。 ・特定業界の振興やベンチャー起業への投資的色彩が強い。 ・行政系・大学系はこの部分で民間系との差別化を図ることが多い。 |
① 秘書・電話応対・来客応対などのサービスが付いていると大変便利で快適ですが、その
分、値段もかなり高くなります。
② 会議室が利用する度に利用料が発生する従量課金型な場合、来客が多い業種の場合、気づいたら家賃（利用料）が非常に高くなっていたとならないように注意しましょう。
＊従来の秘書代行に近いイメージで、電話応対や郵便・荷物の受け取りが主で、入居者が現地で働くことはほとんど想定していないタイプもあります。値段は安めです。