レンタルオフィスのサービス

レンタルオフィスが注目されたのは、単にスペースを提供するだけではなく、ビジネスに必要な様々な付加価値を付けてサービスしていることがあげられます。そこで、代表的なレンタルオフィスのサービスを以下にまとめてみます。

【共有空間・設備によるサービス】

１　受付

受付のサービスは、９時～17時までの間の来客対応、電話対応、宅急便の受け取りなどのサービスを受けることができるのが一般的のようです。これらのサービスは、通常、賃料に含まれます。また、それ以上のオプションサービスの有無については、各社それぞれで一律ではありません。

２　会議室・応接室

会議室・応接室は、３～４名程度で利用できる小ルームから、20名以上収容可能な会議室まで、いろいろな用途に応じたタイプがあります。利用に際しては予約制となり、時間に応じて課金する場合が多いですが、賃料に含まれている場合もあります。

時間に応じての課金の場合は30分～１時間単位であることが多いですが、資料の受け渡し等の短時間利用を想定した15分単位のきめ細かい対応を行っている事例もあります。料金設定は、同じエリア内にある他の会議室を借りる場合よりも安く設定といます。大まかな相場は、完全個室で６名程度入れる部屋で１時間３０００円程度、簡易な造りの場合は６名程度で１時間１０００円程度が多いようです。

３　作業スペース

専有スペースとは別に、打ち合わせや作業をするスペースとして、開放型あるいはパーティションで仕切られた空間に机と椅子が設置されています。空いていれば使うことができ、予約は必要ありまんせ。また利用料金も賃料に含まれているのが一般的です。

４　リフレッシュスペース

リフレッシュスペースについては様々で、自動販売機やコーヒーメーカー等が置かれているだけのものから、机と椅子が設置されていたり、喫煙ルームになっていたりするものまであるようです。ハイグレードなタイプのレンタルオフィスでは、給湯施設やコーヒーメーカー、冷蔵庫等が設置されている場合もあり、コーヒー等は利用に応じて支払いますが、空間の利用自体は賃料に含まれています。

５　ＦＡＸ／コピー室

ＦＡＸ・コピー室は、廊下の一部分やパーティションで囲った場所に設置される場合が多いようです。ただ、共有ＦＡＸに関しては、受信の際に機密保持が難しいという問題があり、またＦＡＸ付電話が普及したことで、共有部への設置の要望は少ないと言われています。また、コピーについても、メンテナンスの問題から、外部に利用してもらい設置をしない場合もあるようです。なお、コピーに関しては、白黒またはカラー印刷など、利用した分に応じて課金されます。

６　その他

利用者からの要望が多いのですが、なかなか設置するのが難しいものとして、倉庫やトランクルームなどの収容スペースはあげられます。また、都心では、駐車場を完備しているところも少ないです。

【専有空間・設備によるサービス】

机や椅子、電話機などは、最初から備え付けの場合が多いですが、入居毎にオフィスサプライヤーから入居者自身が選定してリースする場合や、レンタルオフィス会社が在庫を倉庫に抱え、入居時のみセッティングする場合、あるいは入居者が持ち込む場合等もあります。ＰＣやプリンタ等ＯＡ機器は、入居者が持ち込みます。

最初から什器がセットされている部屋は、賃料にその利用料が含まれていますが、入居者の持ち込みについて、特に別料金を取られることはありません。

【設備以外のサービス】

１　受付、来客の対応

レンタルオフィスの最も基本的なサービスが受付サービスで、たいていの場合料金は、賃料に含まれています。運営スタッフが常駐１～２名と少ない場合は、人的サービスはこの受付業務だけの場合が多いようですが、通常、オフィスを開設する場合には、電話や事務対応として事務員を１人は確保しなければならないことを考えますと、受付等を他社と共有することで、その分のコストを削減することのできるメリットは大きいと思います。

電話対応に関しては、取次ぎ、留守中の電話対応、お預かり伝言の伝達などに対応してくれます。時間外はボイスワープ機能を付けることで対応できます。また、ハイグレード型ではバイリンガル以上の語学力を有していたり、事務職のスキルも高いスタッフの人材を厳選しており、スタッフ確保に悩む外国企業等に評判が良いと言われています。

来客の対応に関しては、来訪者の受付、誘導、お茶出しを行ってくれます。

２　メールボックス

留守中の郵便物や宅配物の預かりと管理のサービスを受けることができます。また、要望に応じて、連絡、転送なども可能です。

３　会社設立代行

インキュベーション色が高いレンタルオフィスでは、税理士・会計士等による起業サポートや、各種コンサルタントによる技術コンサルティング、営業支援等が受けられる場合があります。

実際に、会社設立の経験のない人が、いざ一人で会社を設立しようとなったら、法的な問題などいろいろとわからないことや、難しいことが多く、かなりの労力と時間を要することでありましょう。しかし、会社設立代行は、こういった面倒な手続きを代わりに請け負ってくれるます。

料金は一般的には別料金ですが、レンタルオフィスの会社が独自に提携している場合が多く、自分で探して依頼するよりも格安でできる場合があります。また、行政系や大学系では、一定時間は無料だったり、比較的割安でこのサービスを受けることができます。

４　会計代行　(会計サポート)

会社を設立し、登記申請したならば、当然その後、決算申告や給与計算、源泉処理など多くの税務業務が生じてきます。会社設立後にも会計に関する業務は多岐にわたり、かなりの時間と労力を必要とします。場合によっては、そういった会計業務が通常の業務の障害になってしまうことさえありえます。

レンタルオフィスでは、そのようなわずらわしい会計業務をサポートしてくれる会計代行サービスを依頼することができます。そのことによって、依頼者は本来の業務に集中することができます。また、顧問契約等を結んだ場合、助成金受給の可能性など、会社運営上有利な情報をいろいろと知ることができるメリットがあります。

５　長期、短期、または専任の秘書

通常のレンタルオフィスの場合は、電話対応等の簡易なサービスがほとんどとなっていますが、ハイグレード型では、スタッフのスキルが高いこともあり、スケジュール管理等の秘書機能や、翻訳、簡単なビジネスドキュメント作成等、日常的に利用されているようです。

６　新聞・ビジネス用雑誌

主要な新聞・ビジネス用雑誌が共有スペースに用意されている場合があります。